Những thay đổi về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP cuả Chính phủ

Thứ hai - 11/05/2020 14:05

Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư có hiệu lực thi hành kể từ ngày 05/3/2020, thay thế Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư và Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP. Theo đó, Nghị định số 30/2020/NĐ-CP có những thay đổi quan trọng về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản so với Thông tư số 01/2011/TT-BNV. Sau đây là 08 nội dung thay đổi cơ bản được liệt kê dưới dạng bảng so sánh để các tổ chức, cá nhân tiện theo dõi, áp dụng.

Thông tư 01/2011/TT-BNV	Nghị định 30/2020/NĐ-CP	Ghi chú
1. Về phông chữ trình bày văn bản
Phông chữ tiếng Việt của bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001	Phông chữ tiếng Việt Times New Roman, bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001, màu đen
2. Về khổ giấy
Văn bản hành chính được trình bày trên khổ giấy A4. Các văn bản như giấy giới thiệu, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển được trình bày trên khổ giấy A5	Tất cả các loại văn bản hành chính đều chỉ sử dụng chung khổ giấy A4. Văn bản được trình bày theo chiều dài của khổ A4	Trường hợp nội dung văn bản có các bảng, biểu nhưng không được làm thành các phụ lục riêng thì văn bản có thể được trình bày theo chiều rộng
3. Về số trang văn bản
Số trang được trình bày tại góc phải ở cuối trang giấy bằng chữ số Ả - rập, cỡ chữ 13 - 14, kiểu chữ đứng, không đánh số trang thứ nhất	Số trang văn bản được đánh số từ số 1, bằng chữ số Ả - rập, cỡ chữ 13 - 14, kiểu chữ đứng, được đặt canh giữa theo chiều ngang trong phần lề trên của văn bản, không hiển thị số trang thứ nhất
4. Về tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản
Đối với các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Văn phòng Quốc hội; Hội đồng dân tộc, các Ủy ban của Quốc hội hoặc HĐND và UBND các cấp; Đoàn Đại biểu Quốc hội tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; Tập đoàn Kinh tế nhà nước, Tổng công ty không ghi cơ quan chủ quản	Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản là tên chính thức, đầy đủ của cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước của người có thẩm quyền ban hành văn bản. Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản bao gồm tên cơ quan, tổ chức và tên của cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có)	Từ ngày 05/3/2020, văn bản hành chính phải ghi tên cơ quan chủ quản trong mọi trường hợp
5. Về căn cứ ban hành văn bản
Tùy theo thể loại và nội dung, văn bản có thể có phần căn cứ pháp lý để ban hành chứ không bắt buộc	Một trong những nội dung của văn bản hành chính là căn cứ ban hành văn bản, bao gồm: văn bản quy định thẩm quyền, chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản và các văn bản quy định nội dung, cơ sở để ban hành văn bản. Căn cứ ban hành văn bản được ghi đầy đủ tên loại văn bản, số, ký hiệu, cơ quan ban hành, ngày tháng năm ban hành văn bản và trích yếu nội dung văn bản	Căn cứ ban hành văn bản được trình bày bằng chữ in thường, kiểu chữ nghiêng, cỡ chữ 13 - 14, trình bày dưới phần tên loại và trích yếu nội dung văn bản; sau mỗi căn cứ phải xuống dòng, cuối dòng có dấu chấm phẩy (;), dòng cuối cùng kết thúc bằng dấu chấm (.).
6. Về thành phần thể thức văn bản
Không quy định Tiêu ngữ; Không quy định chữ ký số của cơ quan tổ chức	Thêm tiêu ngữ vào thành phần: Quốc hiệu và Tiêu ngữ; thêm chữ ký số vào thành phần: Dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức; các thành phần khác như quy định của Thông tư 01. Ngoài ra, văn bản có thể bổ sung các thành phần khác như: phụ lục, dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn, các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành; ký hiệu người soạn thảo và số lượng bản phát hành…
7. Về quy ước viết tắt một số loại văn bản
Bản ghi nhớ (GN)	BGN
Bản thỏa thuận (TTh)	BTT
Giấy ủy quyền (UQ)	GUQ
Giấy giới thiệu (GT)	GGT
Giấy nghỉ phép (NP)	GNP
Phiếu báo	PB
8. Về quy tắc viết hoa
+ Viết hoa vì phép đặt câu: viết hoa chữ cái đầu âm tiết thứ nhất của một câu hoàn chỉnh sau dấu chấm lững (...); sau dấu hai chấm (:); sau dấu hai chấm trong ngoặc kép (:“…”);viết hoa chữ cái đầu âm tiết thứ nhất của mệnh đề sau dấu chấm phẩy (;) và dấu phẩy (,) khi xuống dòng. + Trường hợp viết hoa đặc biệt: Thủ đô Hà Nội. + Danh từ thuộc trường hợp đặc biệt: không quy định + Tên các ngày tết: viết hoa cả hai chữ cái đầu tiên của âm tiết (Tết Nguyên đán…) + Trường hợp viện dẫn các điều, khoản, điểm của một văn bản cụ thể thì viết hoa chữ cái đầu của điều, khoản, điểm (ví dụ: Điểm a Khoản 2 Điều 103 Mục 5 Chương XII…)	+ Viết hoa vì phép đặt câu: viết hoa chữ cái đầu âm tiết thứ nhất của một câu hoàn chỉnh: sau dấu chấm câu (.); sau dấu chấm hỏi (?); sau dấu chấm than (!) và khi xuống dòng + Trường hợp viết hoa đặc biệt: thêm Thành phố Hồ Chí Minh + Danh từ thuộc trường hợp đặc biệt: Nhân dân, Nhà nước + Tên các ngày tết: viết hoa chữ cái đầu tiên của âm tiết thứ nhất tạo thành tên gọi (tết Nguyên đán…).Viết hoa chữ Tết trong trường hợp thay cho tết Nguyên đán + Trường hợp viện dẫn phần, chương, mục, tiểu mục, điều, khoản, điểm của một văn bản cụ thể thì viết hoa chữ cái đầu của phần, chương, mục, tiểu mục, điều (ví dụ: điểm a khoản 2 Điều 103 Mục 5 Chương XII…)	Nghị định 30 bỏ quy định cả việc viết hoa đối với tên gọi các tôn giáo, giáo phái, tên gọi ngày lễ tôn giáo Viện dẫn “điểm, khoản” thì không viết hoa chữ cái đầu

Nghị định này áp dụng đối với cơ quan, tổ chức nhà nước và doanh nghiệp nhà nước. Đây là căn cứ pháp lý quan trọng để các cơ quan, tổ chức xây dựng, sửa đổi, bổ sung quy chế về công tác văn thư - lưu trữ và triển khai thực hiện tại cơ quan, đơn vị mình. Các tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội nghề nghiệp căn cứ các quy định của Nghị định này và các quy định của Đảng, của pháp luật có liên quan để áp dụng cho phù hợp.
Bên cạnh những thay đổi cơ bản đã được thể hiện trong bảng nêu trên, quy định mới tại Nghị định 30 đã nêu rõ vai trò quan trọng và trách nhiệm của cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan đối với công tác văn thư lưu trữ và công tác quản lý nhà nước về văn thư lưu trữ./.

Tác giả bài viết: Trần Quốc Tuấn - Ban Tôn giáo