Hướng dẫn lập hồ sơ điện tử và nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan trên Hệ thống quản lý tài liệu điện tử

Thứ hai - 13/06/2022 15:51
Nhằm nâng cao chất lượng, hiệu quả của việc lập hồ sơ điện tử và nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan tại các cơ quan, đơn vị, địa phương trên địa bàn tỉnh, ngày 23/5/2022 Sở Nội vụ đã ban hành Công văn số 689/SNV-CCVTLT về việc lập hồ sơ điện tử và nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan trên Hệ thống quản lý tài liệu điện tử với những nội dung chủ yếu như sau:
1. Yêu cầu của việc lập hồ sơ điện tử và nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan trên Hệ thống
          a) Đối với Danh mục hồ sơ
- Danh mục hồ sơ phải đầy đủ các yếu tố cấu thành theo quy định của pháp luật về công tác văn thư;
          - Danh mục hồ sơ được cập nhật cho từng cá nhân của cơ quan, tổ chức trên Hệ thống.
          b) Đối với việc lập hồ sơ
          - Hồ sơ điện tử phải được lập đồng bộ trong quá trình quản lý điều hành của cơ quan, tổ chức trên Hệ thống;
          - Tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào của cơ sở dữ liệu hồ sơ điện tử thực hiện theo quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ.
          c) Đối với việc nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan
          - Hồ sơ điện tử nộp lưu vào lưu trữ cơ quan đúng thời hạn, cụ thể:
          + Đối với hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản: Trong thời hạn 03 tháng kể từ ngày công trình được quyết toán.
+ Đối với hồ sơ, tài liệu khác: Trong thời hạn 01 năm kể từ ngày công việc kết thúc.
          - Trình tự, thủ tục nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan thực hiện theo quy định của pháp luật về công tác văn thư, cụ thể:
          + Cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết công việc và lập hồ sơ thực hiện nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan trên Hệ thống.
          + Lưu trữ cơ quan có trách nhiệm kiểm tra, nhận hồ sơ theo Danh mục; liên kết chính xác dữ liệu đặc tả với hồ sơ; tiếp nhận và đưa hồ sơ về chế độ quản lý hồ sơ lưu trữ điện tử trên Hệ thống.
3. Mô tả chi tiết lưu đồ lập hồ sơ điện tử và nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan trên Hệ thống
          a) Bước 1: Lập Danh mục hồ sơ
          - Người đứng đầu cơ quan, tổ chức phê duyệt, ban hành Danh mục hồ sơ vào đầu năm và gửi các đơn vị, cá nhân liên quan làm căn cứ để lập hồ sơ.
Cách lập: Căn cứ văn bản quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu  tổ chức, kế hoạch công tác năm của cơ quan để xây dựng Danh mục hồ sơ (Mẫu danh mục hồ sơ được thực hiện theo quy định tại Phụ lục V Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư trên Hệ thống).
          - Văn phòng/bộ phận hành chính cơ quan, đơn vị cập nhật Danh mục hồ sơ cho từng tài khoản đơn vị, cá nhân trên Hệ thống;
          b) Bước 2: Lập hồ sơ
          - Cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết công việc căn cứ vào Danh mục hồ sơ để thực hiện cập nhật và lưu những văn bản, tài liệu, thông tin về hồ sơ theo tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào quy định tại chương II Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ Nội vụ trên Hệ thống bao gồm:
+ Văn bản đến;
          + Khởi tạo dự thảo, trình dự thảo văn bản đi trong hồ sơ (lần 1,2,3,…);
          + Văn bản, tài liệu, thông tin khác (phim, ảnh, ghi âm) trong quá trình quản lý điều hành, giải quyết công việc;
          + Lưu hồ sơ khi kết thúc và thoát khỏi luồng xử lý công việc.
          - Hệ thống tự cập nhật vào hồ sơ
          + Quá trình luân chuyển và thông tin chỉ đạo giải quyết văn bản đến;
          + Văn bản đi đã phát hành, quá trình luân chuyển và thông tin trong chỉ đạo soạn thảo bản đi.
          Trường hợp hồ sơ đang giải quyết chưa có trong Danh mục hồ sơ hoặc hồ sơ mới phát sinh, cá nhân tự cập nhật bổ sung vào danh mục.
          - Kết thúc hồ sơ
          + Khi công việc đã giải quyết xong, người lập hồ sơ thực hiện rà soát lại toàn bộ văn bản, tài liệu có trong hồ sơ và hoàn thiện hồ sơ;
          + Xin ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo đơn vị về Danh mục hồ sơ, thành phần hồ sơ nộp lưu hàng năm của đơn vị và hoàn thiện theo ý kiến chỉ đạo;
          + Kết xuất dữ liệu quản lý văn bản đi, đến, mục lục văn bản trong hồ sơ thành định dạng PDF và lưu hồ sơ;
          + Việc biên mục văn bản trong hồ sơ được thực hiện bằng chức năng của Hệ thống.
          c) Bước 3: Nộp lưu hồ sơ điện tử và Lưu trữ cơ quan
          Việc nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan theo trình tự, thủ tục quy định tại Điều 30 Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư.
 

Tác giả bài viết: Nội Thị Hiếu – Chi cục VTLT

Tổng số điểm của bài viết là: 0 trong 0 đánh giá

Click để đánh giá bài viết

  Ý kiến bạn đọc

Văn bản mới ban hành

Kế hoạch tổ chức tiêm vắc xin phòng Covid-19 liều nhắc lại (mũi 3) cho trẻ em từ 12 đến 17 tuổi trên địa bàn tỉnh Bình Phước

Kế hoạch tổ chức tiêm vắc xin phòng Covid-19 liều nhắc lại (mũi 3) cho trẻ em từ 12 đến 17 tuổi trên địa bàn tỉnh Bình Phước

Ngày ban hành: 07/07/2022

Thực hiện Thông báo số 180/TB-VPCP ngày 23/6/2022 của Văn phòng Chính phủ

Thực hiện Thông báo số 180/TB-VPCP ngày 23/6/2022 của Văn phòng Chính phủ

Ngày ban hành: 07/07/2022

Thực hiện Công điện số 829/CĐ-BYT ngày 23/6/2022 của Bộ Y tế

Thực hiện Công điện số 829/CĐ-BYT ngày 23/6/2022 của Bộ Y tế

Ngày ban hành: 06/07/2022

Cung cấp Danh sách các điểm tiêm chủng vắc xin phòng COVID-19 cố định, lưu động trên địa bàn tỉnh

Cung cấp Danh sách các điểm tiêm chủng vắc xin phòng COVID-19 cố định, lưu động trên địa bàn tỉnh

Ngày ban hành: 06/07/2022

Tăng cường công tác phòng, chống dịch COVID-19

Tăng cường công tác phòng, chống dịch COVID-19

Ngày ban hành: 02/07/2022

Phân loại cấp độ dịch COVID-19 trên địa bàn tỉnh Bình Phước (Kể từ ngày 02/7/2022)

Phân loại cấp độ dịch COVID-19 trên địa bàn tỉnh Bình Phước (Kể từ ngày 02/7/2022)

Ngày ban hành: 01/07/2022

Công tác bảo quản, sử dụng vắc xin phòng Covid-19

Công tác bảo quản, sử dụng vắc xin phòng Covid-19

Ngày ban hành: 30/06/2022

Kết luận của Phó Chủ tịch UBND tỉnh Trần Tuyết Minh tại cuộc họp trực tuyến đến cấp xã về công tác tiêm chủng vắc xin phòng Covid-19 trên địa bàn tỉnh

Kết luận của Phó Chủ tịch UBND tỉnh Trần Tuyết Minh tại cuộc họp trực tuyến đến cấp xã về công tác tiêm chủng vắc xin phòng Covid-19 trên địa bàn tỉnh

Ngày ban hành: 30/06/2022

Phúc đáp kiến nghị về quy trình, thủ tục, văn bản thông báo đáp ứng GSP đối với kho bảo quản thuốc của Bệnh xá Công an tỉnh

Phúc đáp kiến nghị về quy trình, thủ tục, văn bản thông báo đáp ứng GSP đối với kho bảo quản thuốc của Bệnh xá Công an tỉnh

Ngày ban hành: 27/06/2022

Biên bản cuộc họp đảm bảo nguồn cung ứng dịch truyền Dextran Injection

Biên bản cuộc họp đảm bảo nguồn cung ứng dịch truyền Dextran Injection

Ngày ban hành: 27/06/2022

Phân loại cấp độ dịch COVID-19 trên địa bàn tỉnh Bình Phước (Kể từ ngày 27/6/2022)

Phân loại cấp độ dịch COVID-19 trên địa bàn tỉnh Bình Phước (Kể từ ngày 27/6/2022)

Ngày ban hành: 26/06/2022

Báo cáo tình hình cung ứng thuốc Dextran 40 Injection

Báo cáo tình hình cung ứng thuốc Dextran 40 Injection

Ngày ban hành: 23/06/2022

Thực hiện Công văn số 3724/VPCP-KGVX ngày 15/6/2022 của Văn phòng Chính phủ

Thực hiện Công văn số 3724/VPCP-KGVX ngày 15/6/2022 của Văn phòng Chính phủ

Ngày ban hành: 22/06/2022

Đẩy nhanh tiến độ tiêm vắc xin phòng COVID-19

Đẩy nhanh tiến độ tiêm vắc xin phòng COVID-19

Ngày ban hành: 22/06/2022

Phúc đáp Công văn số 241-CV/BBVCSSKCB ngày 02/6/2022 của BBVCSSKCB

Phúc đáp Công văn số 241-CV/BBVCSSKCB ngày 02/6/2022 của BBVCSSKCB

Ngày ban hành: 20/06/2022

Phân loại cấp độ dịch COVID-19 trên địa bàn tỉnh Bình Phước (Kể từ ngày 18/6/2022)

Phân loại cấp độ dịch COVID-19 trên địa bàn tỉnh Bình Phước (Kể từ ngày 18/6/2022)

Ngày ban hành: 17/06/2022

Thực hiện Công điện số 771/CĐ-BYT ngày 10/6/2022 của Bộ Y tế

Thực hiện Công điện số 771/CĐ-BYT ngày 10/6/2022 của Bộ Y tế

Ngày ban hành: 17/06/2022

Phúc đáp Công văn số 131-TT/PMP của công ty CP Pymepharco

Phúc đáp Công văn số 131-TT/PMP của công ty CP Pymepharco

Ngày ban hành: 16/06/2022

Mua sắm thuốc, hóa chất, VTYT

Mua sắm thuốc, hóa chất, VTYT

Ngày ban hành: 16/06/2022

Mua sắm thuốc, hóa chất, VTYT

Mua sắm thuốc, hóa chất, VTYT

Ngày ban hành: 16/06/2022

Giá vật tư y tế dùng chạy thận nhân tạo

Giá vật tư y tế dùng chạy thận nhân tạo

Ngày ban hành: 16/06/2022

Tăng cường công tác phòng chống, dịch Covid-19

Tăng cường công tác phòng chống, dịch Covid-19

Ngày ban hành: 15/06/2022

Giải thể các khu cách ly tập trung trên địa bàn tỉnh

Giải thể các khu cách ly tập trung trên địa bàn tỉnh

Ngày ban hành: 14/06/2022

Giải thể Bệnh viện dã chiến số 2 điều trị bệnh nhân dương tính Covid-19 tỉnh Bình Phước (tại Plaza An Lộc, thị thị Bình Long)

Giải thể Bệnh viện dã chiến số 2 điều trị bệnh nhân dương tính Covid-19 tỉnh Bình Phước (tại Plaza An Lộc, thị thị Bình Long)

Ngày ban hành: 14/06/2022

Thực hiện công tác tuyên truyền

Thực hiện công tác tuyên truyền

Ngày ban hành: 13/06/2022

KẾ HOẠCH Phân bổ và tổ chức tiêm vắc xin phòng COVID-19 (Moderna) mũi 2 đợt 5 cho trẻ em từ 6 đến dưới 12 tuổi năm 2022

KẾ HOẠCH Phân bổ và tổ chức tiêm vắc xin phòng COVID-19 (Moderna) mũi 2 đợt 5 cho trẻ em từ 6 đến dưới 12 tuổi năm 2022

Ngày ban hành: 11/06/2022

Công điện về việc tăng cường tiếp nhận và triển khai tiêm vắc xin phòng COVID-19

Công điện về việc tăng cường tiếp nhận và triển khai tiêm vắc xin phòng COVID-19

Ngày ban hành: 10/06/2022

Phân loại cấp độ dịch COVID-19 trên địa bàn tỉnh Bình Phước (Kể từ ngày 11/6/2022)

Phân loại cấp độ dịch COVID-19 trên địa bàn tỉnh Bình Phước (Kể từ ngày 11/6/2022)

Ngày ban hành: 10/06/2022

Đẩy nhanh tiến độ tiêm chủng vắc xin phòng Covid-19

Đẩy nhanh tiến độ tiêm chủng vắc xin phòng Covid-19

Ngày ban hành: 09/06/2022

KH 01 KẾ HOẠCH TƯ PHÁP

KH 01 KẾ HOẠCH TƯ PHÁP

Ngày ban hành: 08/06/2022

KH 02 TRUYỀN THÔNG, KSOAT TTHC

KH 02 TRUYỀN THÔNG, KSOAT TTHC

Ngày ban hành: 08/06/2022

KH 09 THỰC HÀNH TK, CLP

KH 09 THỰC HÀNH TK, CLP

Ngày ban hành: 08/06/2022

KH 10 PHỔ BIẾN GDPL

KH 10 PHỔ BIẾN GDPL

Ngày ban hành: 08/06/2022

KH 11 KIỂM TRA, RÀ SOÁT VB QPPL

KH 11 KIỂM TRA, RÀ SOÁT VB QPPL

Ngày ban hành: 08/06/2022

KH 13 PHÒNG, CHỐNG THAM NHŨNG

KH 13 PHÒNG, CHỐNG THAM NHŨNG

Ngày ban hành: 08/06/2022

KH 15 ĐỀ ÁN ĐIỂN HÌNH TIÊN TIẾN

KH 15 ĐỀ ÁN ĐIỂN HÌNH TIÊN TIẾN

Ngày ban hành: 08/06/2022

KH 20 PHÁT ĐỘNG THI ĐUA VĂN HÓA CÔNG SỞ

KH 20 PHÁT ĐỘNG THI ĐUA VĂN HÓA CÔNG SỞ

Ngày ban hành: 08/06/2022

KH 30 QĐ SỐ 25 VỀ CƠ CHẾ MỘT CỬA LIÊN THÔNG

KH 30 QĐ SỐ 25 VỀ CƠ CHẾ MỘT CỬA LIÊN THÔNG

Ngày ban hành: 08/06/2022

KH 35 TTHC 1 CỬA, 1 CỬA LIÊN THÔNG

KH 35 TTHC 1 CỬA, 1 CỬA LIÊN THÔNG

Ngày ban hành: 08/06/2022

KH 36 CHUYỂN ĐỔI VỊ TRÍ CÔNG TÁC

KH 36 CHUYỂN ĐỔI VỊ TRÍ CÔNG TÁC

Ngày ban hành: 08/06/2022

KH 37 KIỂM SOÁT THỦ TỤC HC

KH 37 KIỂM SOÁT THỦ TỤC HC

Ngày ban hành: 08/06/2022

KH 38 TRÁCH NHIỆM NGƯỜI ĐỨNG ĐẦU

KH 38 TRÁCH NHIỆM NGƯỜI ĐỨNG ĐẦU

Ngày ban hành: 08/06/2022

KH 39 CÁC CHỈ TIÊU PHẤN ĐẤU CÁC CCHC

KH 39 CÁC CHỈ TIÊU PHẤN ĐẤU CÁC CCHC

Ngày ban hành: 08/06/2022

KH 39 THI ĐUA BV AN TỔ QUỐC

KH 39 THI ĐUA BV AN TỔ QUỐC

Ngày ban hành: 08/06/2022

KH 40 BIÊN CHẾ CC

KH 40 BIÊN CHẾ CC

Ngày ban hành: 08/06/2022

KH 40 KIỂM TRA, RÀ SOÁT VĂN BẢN QPPL

KH 40 KIỂM TRA, RÀ SOÁT VĂN BẢN QPPL

Ngày ban hành: 08/06/2022

KH 41 CCHC NĂM

KH 41 CCHC NĂM

Ngày ban hành: 08/06/2022

KH DÂN CHỦ CƠ SỞ

KH DÂN CHỦ CƠ SỞ

Ngày ban hành: 08/06/2022

KH SÔ 36 CHUYỂN ĐỔI VỊ TRÍ VIỆC LÀM

KH SÔ 36 CHUYỂN ĐỔI VỊ TRÍ VIỆC LÀM

Ngày ban hành: 08/06/2022

KH SỐ 39 BV AN NINH TỔ QUỐC

KH SỐ 39 BV AN NINH TỔ QUỐC

Ngày ban hành: 08/06/2022

Việc làm Bình Phước
Công báo Bình Phước
Address
DVC Quốc gia
Ecom Binh Phuoc
Thống kê truy cập
  • Đang truy cập494
  • Hôm nay107,622
  • Tháng hiện tại1,014,648
  • Tổng lượt truy cập116,261,992
ỨNG DỤNG
1 bp today
3 dhtn
2 ioffice
4 congbao
Portal_Ispeed
Bạn đã không sử dụng Site, Bấm vào đây để duy trì trạng thái đăng nhập. Thời gian chờ: 60 giây