Kết quả thực hiện Kế hoạch số 252/KH-UBND ngày 19/12/2014 của UBND tỉnh về chỉnh lý, thu thập tài liệu tồn đọng, tích đống trên địa bàn tỉnh Bình Phước giai đoạn 2015-2020
Phạm Thị Quỳnh Nga - Chi cục VTLT
2021-03-11T09:45:39+07:00
2021-03-11T09:45:39+07:00
https://binhphuoc.gov.vn/vi/snv/van-thu-luu-tru/ket-qua-thuc-hien-ke-hoach-so-252-kh-ubnd-ngay-19-12-2014-cua-ubnd-tinh-ve-chinh-ly-thu-thap-tai-lieu-ton-dong-tich-dong-tren-dia-ban-tinh-binh-phuoc-giai-doan-2015-2020-280.html
/themes/binhphuoc/images/no_image.gif
Bình Phước : Cổng thông tin điện tử
https://binhphuoc.gov.vn/uploads/binhphuoc/quochuy_1.png
Thứ năm - 11/03/2021 09:45
Thực hiện Kế hoạch số 252/KH-UBND ngày 19/12/2014 của UBND tỉnh Bình Phước về chỉnh lý, thu thập tài liệu tồn đọng tích đống trên địa bàn tỉnh Bình Phước giai đoạn 2015-2020. Sau thời gian tổ chức thực hiện, Sở Nội vụ tổng hợp kết quả đạt được như sau:
I. KẾT QUẢ ĐẠT ĐƯỢC
1.1. Công tác xây dựng và ban hành văn bản chỉ đạo, hướng dẫn
Sau khi Kế hoạch số 252/KH-UBND được UBND tỉnh ban hành, Sở Nội vụ đã tham mưu UBND tỉnh ban hành các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh tiến hành xử lý tài liệu tồn đọng tích đống có từ thời điểm năm 2015 trở về trước gồm:
- Chỉ thị số: 23/2014/CT-UBND ngày 19/12/2014 của Chủ tịch UBND tỉnh Bình Phước về tăng cường chỉ đạo công tác văn thư, lưu trữ (VTLT), bảo quản và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ trên địa bàn tỉnh Bình Phước;
- Công văn số 385/SNV-CCVTLT ngày 25/3/2015 của Sở Nội vụ về việc hướng dẫn thực hiện Kế hoạch số 252/KH-UBND ngày 19/12/2014 về thu thập, chỉnh lý tài liệu tồn đọng tích đống trên địa bàn tỉnh giai đoạn 2015-2020;
- Công văn số 3219/UBND-NC ngày 16/10/2015 của UBND tỉnh Bình Phước về việc tổ chức giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh;
- Công văn số 614/SNV-CCVTLT ngày 07/4/2016 của Sở Nội vụ tỉnh Bình Phước về việc hướng dân xây dựng kế hoạch chỉnh lý tài liệu hàng năm của các cơ quan, đơn vị;
- Công văn số 1499/UBND-NC ngày 06/6/2016 của UBND tỉnh Bình Phước về việc thực hiện công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan;
- Công văn số 2107/SNV-CCVTLT ngày 17/10/2016 của Sở Nội vụ tỉnh Bình Phước về việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh;
- Công văn số 325/SNV-CCVTLT ngày 27/02/2017 của Sở Nội vụ tỉnh Bình Phước về báo cáo xử lý tài liệu tồn đọng, tích đống;
- Công văn 1215/SNV- CCVTLT ngày 09/6/2017 của Sở Nội vụ tỉnh Bình Phước về việc đôn đốc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh;
- Công văn số 2079/UBND-NC ngày 23/6/2017 của UBND tỉnh Bình Phước về việc thực hiện nghiêm quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ;
- Báo cáo số 171/BC-SNV ngày 26/10/2017 của Sở Nội vụ tỉnh Bình Phước về báo cáo kết quả 03 năm triển khai thực hiện Kế hoạch số 252/KH-UBND ngày 19/11/2014 của UBND tỉnh về chỉnh lý, thu thập tài liệu tồn đọng tích đống trên địa bàn tỉnh Bình Phước giai đoạn 2015-2020;
- Công văn số 1370/UBND-NC ngày 22/5/2018 của UBND tỉnh về việc thực hiện Kế hoạch số 252/KH-UBND ngày 19/12/2014 của UBND tỉnh;
- Công văn số 3920/UBND-NC ngày 30/12/2019 của UBND tỉnh Bình Phước về xử lý tài liệu tồn đọng tại các phòng ban chuyên môn thuộc UBND huyện, thị xã, thành phố và UBND các xã, phường, thị trấn trên địa bàn tỉnh;
- Công văn số 70/SNV-CCVTLT ngày 12/01/2020 của Sở Nội vụ tỉnh Bình Phước về hướng dẫn thực hiện Công văn số 3920/UBND-NC ngày 30/12/2019 của UBND tỉnh về xử lý tài liệu tồn đọng tại các phòng ban chuyên môn thuộc UBND huyện, thị xã, thành phố và UBND các xã, phường, thị trấn trên địa bàn tỉnh;
Song song với việc tham mưu văn bản đôn đốc thực hiện nhiệm vụ, hàng năm Sở Nội vụ đã chỉ đạo Chi cục Văn thư – Lưu trữ xây dựng kế hoạch chỉnh lý tài liệu cho các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh gửi Sở Tài chính để làm cơ sở bố trí cấp kinh phí thực hiện, đồng thời đẩy mạnh công tác hướng dẫn nghiệp vụ chỉnh lý và tổ chức chỉnh lý, thu thập tài liệu của các cơ quan, đơn vị cấp tỉnh và cấp huyện, nhằm giúp cho các cơ quan, đơn vị bảo quản tốt tài liệu một cách khoa học cũng như phát huy việc khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ.
1.2. Công tác phân loại, chỉnh lý tài liệu
- Ở cấp tỉnh:
Trong giai đoạn từ năm 2015-2020, Chi cục Văn thư – Lưu trữ đã phối hợp với các cơ quan, đơn vị cấp tỉnh tiến hành phân loại, chỉnh lý được 1.022 mét giá tài liệu.
Tại các sở, ban, ngành, tỉnh đến nay đã tiến hành giải quyết cơ bản tình trạng khối tài liệu tồn đọng, tích đống (có từ năm 2015 trở về trước). Chỉ còn một số cơ quan có khối lượng lớn tài liệu như Sở Tài nguyên và Môi trường, Sở Nông nghiệp và phát triển nông thôn, Sở Y tế, Sở Giao thông vận tải, Sở Nội vụ, Sở Kế hoạch và Đầu tư, Sở Giao thông vận tải ... vẫn còn nhiều tài liệu tồn đọng, chưa chỉnh lý.
Tới thời điểm hiện tại, trên cơ sở số liệu báo cáo của các cơ quan, tổ chức cấp tỉnh. Số tài liệu giấy còn tồn đọng, chưa được phân loại, chỉnh lý khoảng 1.300 mét giá tài liệu.
- Ở cấp huyện, cấp xã:
Trong giai đoạn 2015-2020, Chi cục Văn thư – Lưu trữ đã phối hợp với UBND các huyện, thị xã, thành phố tiến hành phân loại, chỉnh lý được 830 mét giá tài liệu.
Mặc dù hàng năm, Sở Nội vụ đã tham mưu UBND tỉnh ban hành nhiều văn bản chỉ đạo, đồng thời Sở Nội vụ cũng ban hành nhiều văn bản hướng dẫn, đôn đốc thực hiện công tác phân loại, chỉnh lý tài liệu giấy còn tồn đọng, tích đống. Nhưng do nhiều lý do như ngân sách khó khăn, nhân lực không đảm bảo, … nên đến nay mới chỉ triển khai phân loại, chỉnh lý xong tài liệu tồn đọng từ 2015 trở về trước của phông Hội đồng nhân dân - Ủy ban nhân dân và Văn phòng Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố. Còn lại, khối tài liệu ở các xã, phường, thị trấn và các phòng, ban, đơn vị trực thuộc cấp huyện vẫn chưa được phân loại, chỉnh lý. Qua kiểm tra thực tế, từ năm 2015 đến nay khối lượng tài liệu giấy ở các cơ quan, đơn vị phát sinh rất nhiều trong khi tài liệu giai đoạn 2015 trở về trước còn chưa giải quyết xong dẫn đến nhiều khó khăn, bất cập trong công tác bảo quản, khai thác và sử dụng tài liệu.
Tới thời điểm hiện tại, trên cơ sở số liệu báo cáo của các cơ quan, tổ chức ở cấp huyện. Số tài liệu giấy còn tồn đọng, chưa được phân loại, chỉnh lý khoảng 6.600 mét giá tài liệu.
Việc tổ chức thực hiện ở cấp huyện theo số liệu báo cáo, tổng hợp đến tháng 11/2020 như sau:
+ 11/11 huyện, thị xã, thành phố đã xây dựng kế hoạch, tổ chức triển khai xử lý xong tài liệu tồn đọng của phông HĐND-UBND cấp huyện, Văn phòng Ủy ban nhân dân cấp huyện;
+ 04/11 huyện, thị xã, thành phố đã xây dựng kế hoạch và đang tổ chức triển khai chỉnh lý tài liệu tồn đọng của các phòng, ban chuyên môn gồm: Thành phố Đồng Xoài, huyện Hớn Quản, Đồng Phú, Bù Đốp; Các huyện, thị xã còn lại chưa xây dựng kế hoạch.
+ 01/11 huyện, thị xã, thành phố đã xây dựng kế hoạch và đang tổ chức triển khai chỉnh lý tài liệu của UBND các xã, phường là UBND Thành phố Đồng Xoài; Các huyện, thị xã còn lại chưa xây dựng kế hoạch.
1.3. Công tác thu thập, nộp lưu vào lưu trữ lịch sử
Sau khi thực hiện phân loại, chỉnh lý hoàn thiện tài liệu, các cơ quan, đơn vị đã tiến hành lựa chọn các tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn giao nộp về Kho lưu trữ lịch sử tỉnh theo quy định.
Kết quả theo số liệu tổng hợp từ năm 2015 đến năm 2020, các cơ quan, đơn vị đã nộp về Kho lưu trữ lịch sử tỉnh là 684,6 mét giá, chủ yếu là các sở, ngành cấp tỉnh. Hiện nay còn lại nhiều cơ quan cấp huyện, một số tổ chức Hội cấp tỉnh và các cơ quan, tổ chức trung ương, đơn vị thành viên của các tập đoàn kinh tế, tổng công ty nhà nước được tổ chức theo ngành dọc tại tỉnh chưa thực hiện tốt việc giao nộp tài liệu về Kho lưu trữ lịch sử tỉnh.
Tổng số mét giá hồ sơ tài liệu hiện đang lưu trữ tại Kho lưu trữ lịch sử tỉnh đến nay là 1.733,1 mét.
1.4. Nhận xét, đánh giá
- Ưu điểm
Được sự quan tâm, chỉ đạo sát sao của UBND tỉnh, tinh thần trách nhiệm của Sở Nội vụ trong công tác tham mưu và tổ chức thực hiện, sự phối hợp của cơ quan, đơn vị nên công tác phân loại, chỉnh lý tài liệu lưu trữ trong năm qua đã có nhiều chuyển biến tích cực và đạt được những kết quả đáng ghi nhận. Lãnh đạo và CCVC trong các cơ quan, đơn vị đã từng bước nâng cao nhận thức về vai trò và tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ. Ngân sách tỉnh và cấp huyện đã có sự quan tâm, đầu tư cho lĩnh vực này giúp cho công tác phân loại, chỉnh lý ngày càng được quan tâm và thực hiện có hiệu quả. Tài liệu sau khi phân loại, chỉnh lý được lựa chọn và giao nộp Lưu trữ lịch sử theo đúng quy định.
Các hồ sơ, tài liệu sau khi chỉnh lý đã đáp ứng các yêu cầu kỹ thuật như: đều được phân loại khoa học, xác định rõ thời hạn bảo quản, hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu, được thiết lập các công cụ tra cứu, lập danh mục tài liệu và bảo quản đúng quy định.
- Hạn chế
Bên cạnh những kết quả đạt được, công tác phân loại chỉnh lý tài liệu vẫn còn tồn tại một số hạn chế như sau:
- Việc lập và lưu trữ hồ sơ, tài liệu tại các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh đến nay còn chậm, đa phần tài liệu ở dạng rời lẻ; tài liệu còn tồn đọng, tích đống; việc thu thập tài liệu hàng năm vào lưu trữ cơ quan chưa được thực hiện tốt nên ảnh hưởng đến việc bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ.
- Một số cơ quan, tổ chức trung ương, đơn vị thành viên của các tập đoàn kinh tế, tổng công ty nhà nước được tổ chức theo ngành dọc tại tỉnh chưa thực hiện việc giao nộp hồ sơ, tài liệu có giá trị vĩnh viễn vào kho lưu trữ lịch sử tỉnh (như Bảo hiểm xã hội tỉnh, Cục Thi hành án dân sự, Tòa án nhân dân tỉnh, Chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn tỉnh, Chi nhánh Ngân hàng chính sách xã hội tỉnh) và một số cơ quan cấp huyện chưa thực hiện việc giao nộp hồ sơ, tài liệu có giá trị vĩnh viễn vào Kho lưu trữ lịch sử tỉnh (như Thành phố Đồng Xoài, thị xã Phước Long, thị xã Bình Long; các huyện: Chơn Thành, Bù Gia Mập, Bù Đăng, Lộc Ninh, Bù Đốp, Hớn Quản).
- Tại một số huyện, thị xã đã thực hiện ban hành kế hoạch chỉnh lý tài liệu tồn đọng, tích đống nhưng do kinh phí được bố trí quá ít nên số tài liệu được phân loại, chỉnh lý không đáng kể (ngoại trừ các đơn vị UBND thành phố Đồng Xoài, huyện Bù Đốp và huyện Đồng Phú).
* Nguyên nhân:
- Tại cấp huyện, chưa có sự quan tâm, chỉ đạo quyết liệt về lĩnh vực văn thư lưu trữ; kinh phí cho công tác phân loại, chỉnh lý tài liệu chưa được quan tâm đúng mức; một số huyện chưa đầu tư xây dựng, nâng cấp phòng, kho lưu trữ tài liệu theo quy định.
- CCVC làm công tác VTLT ở các cấp đa phần bố trí kiệm nhiệm, không có tính ổn định lâu dài, không được đào tạo đúng chuyên môn nghiệp vụ đặc biệt là ở cấp xã.
- Công tác thanh tra, kiểm tra chuyên ngành văn thư - lưu trữ chưa được tăng cường do thiếu biên chế tham mưu công tác quản lý nhà nước lĩnh vực văn thư- lưu trữ;
- Thiếu sự chủ động rà soát, tổng hợp báo cáo, cập nhật số liệu tài liệu gia tăng hàng năm ở cấp huyện và cấp xã.
II. KIẾN NGHỊ, ĐỀ XUẤT:
Để giải quyết dứt điểm khối tài liệu giấy còn tồn đọng, tích đống tại các cơ quan, đơn vị. Sở Nội vụ kiến nghị UBND tỉnh:
1. Công tác chỉ đạo, điều hành
- Tăng cường công tác chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra công tác VTLT nói chung và công tác phân loại, chỉnh lý tài liệu lưu trữ nói riêng. Gắn trách nhiệm người đứng đầu cơ quan, bộ phận với chế tài xử lý trách nhiệm trong quá trình thực hiện nhiệm vụ.
- Đẩy mạnh công tác đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn nhằm nâng cao năng lực, trình độ cho CCVC nói chung và người làm công tác VTLT nói riêng, đưa công tác VTLT đi vào ổn định, hiệu quả, bắt kịp xu thế của Chính phủ số, Chính phủ điện tử tiến tới thực hiện lưu trữ điện tử theo Đề án Chính phủ đã phê duyệt.
- Ban hành kế hoạch chỉnh lý dứt điểm tài liệu giấy hình thành trong hoạt động của các cơ quan tổ chức từ năm 2020 trở về trước. Trên cơ sở đó hướng dẫn các cơ quan, đơn vị, UBND cấp huyện ban hành kế hoạch và tổ chức thực hiện.
- Tăng cường nhiệm vụ quản lý nhà nước về văn thư - lưu trữ, tổ chức, đẩy mạnh công tác kiểm tra các cơ quan cấp huyện, các tổ chức trung ương, đơn vị thành viên của các tập đoàn kinh tế, tổng công ty nhà nước được tổ chức theo ngành dọc tại tỉnh để yêu cầu thực hiện giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ lịch sử tỉnh theo đúng quy định của pháp luật về lưu trữ.
2. Về kinh phí
- Bố trí kinh phí đảm bảo cho việc giải quyết dứt điểm khối tài liệu giấy còn tồn đọng, tích đống ở cấp tỉnh.
- Chỉ đạo UBND cấp huyện ưu tiên bố trí kinh phí cho việc thực hiện kế hoạch phân loại, chỉnh lý tài liệu còn tồn đọng, tích đống tại cấp huyện, cấp xã.
Đảm bảo đến năm 2025 phải giải quyết dứt điểm khối tài liệu giấy chưa được phân loại, chỉnh lý chuyển sang quản lý, lưu trữ tài liệu điện tử theo quy định./.
Tác giả bài viết: Phạm Thị Quỳnh Nga - Chi cục VTLT
